2 événements, un sprint et quelques cernes
Oui nous savons bien que dans chaque entreprise, il y a des mois qui sont plus mouvementés que d’autres. Des mois où les événements s’enchaînent, se croisent et se rencontrent dans une cacophonie festive où l’on découvre de nouveaux mais aussi des visages bien connus. Pour Vikensi Communication c’est le mois de septembre qui résonne aux oreilles de l’équipe. Le mois où 2 événements majeurs se chevauchent pour un challenge de tous les instants.
Deux équipes, un seul objectif... Créer des événements inoubliables.
Il est encore tôt quand les équipes de Vikensi Communication se réveillent, Paris est encore endormie, le pavé est humide et froid. Pourtant voilà les 2 équipes prêtes pour mettre en place les 2 événements.
La 8è cérémonie des Rabelais des Jeunes Talents, se tiendra au Grand Rex et l’équipe 1 composée de (Morganne, Benjamin, Mélanie et Kévin) débarque pour installer cet événement qui récompense 31 jeunes lauréats des métiers de bouche.
Les Rencontres de l’U2P, à la Maison de la Mutualité seront quant à elles installées par l’équipe 2 (Matthieu, Franz et Damien). Ces Rencontres permettent de soulever et de répondre aux enjeux majeurs des entreprises de proximité.
Le premier événement se joue le mercredi 25 septembre et l’autre le lendemain. Les équipes ont anticipé et chaque membre connaît la tâche qui lui incombe.
C'est donc parti pour ce marathon des événements !
Équipe 1 : La fougue de la jeunesse
Il est 7h00, nous arrivons devant l’impressionnante devanture du Grand Rex. Morganne, la chef du projet donne les dernières informations. L’objectif ? Terminer l’installation pour 14h afin que le filage puisse s’effectuer sans encombres. Pas de temps à perdre, petit déjeuner avalé, nous voici les premiers cartons et flight case dans les mains pour installer la 8è cérémonie des Rabelais. Sur scène Morganne gère et organise les équipes techniques. Benjamin lui prend ses premières prises de vue et briefe les équipes chargées des diffusions audiovisuelles. Mélanie et Kévin sont eux, à l’entrée du Grand Rex pour installer l’accueil. Tout prend forme rapidement, une fois chacune des tâches terminées, il ne nous reste plus qu’à installer la #boîteàselfies au Rex Club pour que les jeunes et leurs familles puissent immortaliser cette soirée et partir avec un souvenir en plus de la joie d’avoir assisté à une soirée mémorable.
C’est au volant du Boxer Vikensi Communication que nous retrouvons l’équipe 2. Nous sommes le 25 septembre et les Rencontres se jouent le 26. Mais l’événement est tellement grandiose qu’ils installent un jour en avance. Les voici devant la Maison de la Mutualité, sans craintes et appréhensions, ils commencent à décharger minutieusement le camion. Les gestes sont précis, sans accros. Ils pénètrent donc à l’intérieur du bâtiment, ce lieu historique qui a vu tant d’histoires. Demain ce sera celle des Rencontres de l’U2P qui s’écrira.
Mais avant cela, beaucoup de choses sont à mettre en place. Matthieu et Damien s’attellent au montage du village partenaires et à l’installation de la #boîteàselfies ; puis ensuite du desk sur scène. Magnifique pièce unique designée par Simon notre infographiste.
Franz lui installe les sacoches personnalisées aux couleurs de l’U2P puis va ensuite en coulisses avec les équipes techniques sur place pour préparer le conducteur et les briefer pour que le Jour-J tout soit parfaitement calibré.
19h arrive Audrey Pulvar qui depuis 2 ans maintenant anime cet événement. C’est Franz qui la reçoit pour lui expliquer le déroulement des Rencontres. Place ensuite à la répétition générale pour que tout soit calé au millimètre.
Imprévu de dernière minute, Bruno Le Maire annule, des prérogatives le retiennent ailleurs. Il faut s’adapter, et surtout réadapter l’événement, vite réfléchir à une solution, modifier le conducteur. C’est dans ces moments de tensions que l’expérience de l’équipe est importante. Réunion organisée et séance de Brainstorming en quelques minutes une solution est trouvée et adoptée par l’ensemble. « Nous aimons quand un plan se déroule sans accros ! ».
Que la soirée commence
Tout est fin prêt pour accueillir les invités, les partenaires et les différentes personnalités politiques.
Un sprint intra-événements qui se termine sur les chapeaux de roues. Il est temps pour les équipes de Vikensi Communication de retourner dans leur QG à Poitiers. Les jambes sont lourdes mais les visages ravis. Notre mois de septembre se termine sur des notes positives !
À très bientôt pour de nouvelles aventures
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